So läuft der Umzug in ein neues Büro reibungslos

Es ist daher sinnvoll, mit der Planung des Firmenumzuges rechtzeitig zu beginnen. Egal ob es sich um ein größeres oder kleineres Unternehmen handelt, das Erstellen einer Checkliste und eines Zeitplanes helfen, Chaos zu verhindern. Während der Umzugsphase läuft der Firmenbetrieb in der Regel weiter, daher empfiehlt es sich, ein Team an Mitarbeitern mit der Organisation und Durchführung des Firmenumzuges zu beauftragen, damit sich der Rest der Belegschaft weiterhin dem Tagesgeschäft widmen kann. Größere Unternehmen werden wahrscheinlich die gesamte Planung und Durchführung einer auf Firmenumzüge spezialisierten Firma überlassen. Neue Technologien wie zum Beispiel die VR-Planung helfen bei der Gestaltung und Einrichtung der neuen Räumlichkeiten. Es gibt in Österreich den Serviceanbieter KAISER+KRAFT, der sich auf die Raumplanung mit VR spezialisiert hat. Noch vor dem Umzug steht die Planung der neuen Räumlichkeiten an. Großunternehmen werden sich immer Unterstützung für ihren Firmenumzug holen. Das gilt nicht nur für den Umzug selbst, sondern auch für die Planung der neuen Firmenräumlichkeiten. Sie erleichtern den Ablauf erheblich, wenn schon im Vorfeld geplant ist, wie die neuen Räumlichkeiten eingerichtet und mit Möbeln sowie IT-Infrastruktur bestückt werden sollen. Hierbei empfiehlt es sich, auch auf neue Technologien zurückzugreifen wie beispielsweise die VR-Planung. Mittels Virtual Reality lassen sich die neuen Büros viel besser planen, als mit abstrakten Grundrissen und gezeichneten Plänen.

Das Erstellen einer Checkliste und eines Zeitplanes kann helfen Chaos zu verhindern. - © Pexels

Organisatorische Herausforderungen

Egal ob es sich um ein kleines Unternehmen oder eine große Firma handelt, die organisatorischen Herausforderungen lassen sich nur dann bewältigen, wenn sie gut und rechtzeitig geplant werden. Folgende Punkte sollten Sie nicht vergessen:

• Die Vertragslaufzeiten sind üblicherweise bei Gewerbeobjekten länger, eine rechtzeitige Kündigung ist unerlässlich, um die Kosten für den Umzug nicht in die Höhe zu treiben.
• Versäumen Sie es auch nicht, alle Mitarbeiter rechtzeitig über den Umzug in neue Räumlichkeiten zu informieren. Bedenken Sie dabei, dass ein Standortwechsel auch für Ihre Mitarbeiter einige Veränderungen mit sich bringt. Längere Fahrtzeiten oder gar ein Wohnortwechsel können gegebenenfalls nötig sein. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter wenn möglich, sollte der neue Standort mit erheblichen Veränderungen in ihrem Privatleben verbunden sein.
• Dass Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden über die neue Adresse informieren, ist sicher selbstverständlich.
• Denken Sie aber auch an alle Einträge in Branchenbücher, Webverzeichnisse etc.
• Informieren Sie außerdem Ämter und Behörden schon vor dem Umzug.
• Richten Sie einen Nachsendeauftrag für Ihre alte Postadresse für mindestens ein Jahr ein.

Eine Checkliste für Ihren Firmenumzug finden Sie hier.